《图解整理力》：告别了凌乱的办公环境！这3个方法，简单又好用！

书海泛舟，人间清欢

这是书语人间为你解读的第442本书

《图解整理力：快速学会49种整理技能》

大家好呀～

今天，灵遥将为你带来一本新书，名字叫做《图解整理力：快速学会49种整理技能》。


你有没有遇到过这种情况：

明明记得把东西放在了桌子上，却怎么都找不到；文件和资料从不规整，找起来的时候总是毫无头绪；电子邮箱，或是微信聊天列表里，总有许多小红点；接到工作安排后常常会下意识地拖拉，不到火烧眉毛的那一刻，总是提不起精神……


如果你有上述问题，并不是初老期已经来临了，而是因为你的「整理力」还不够犀利。待你和灵遥一起读完了这本《图解整理力：快速学会49种整理技能》后，你将发现这些问题，都不再是问题～


01.

整理力究竟是什么？


一提到整理力，很多人都会联想到打扫一下房间卫生，或是把桌子上的东西收拾一下。其实，整理力包括的远不止这些，它更多的是一种合理规划，有效利用资源的能力。

比方说，在接到了任务安排后，一个整理力强的人便会立即拿出手机，或者纸笔，把它给记录下来，而不是任由把它给放在脑子里。

图 | 《图解整理力》

因为，一方面，我们每天的精力是有限的，如果把时间都放在了记忆这些零碎的小事上，就会让我们的大脑感到很疲惫，没有办法去思考那些真正重要的事情；另一方面，一件事情只是停留在我们脑海里的时候，我们往往很难直观地看到自己接下来到底有多少任务要忙，于是常常是到了最后关头才发现，「糟糕，我干不完了」。



因此，我们如果想要更游刃有余地去处理生活里的事情，便要有把它给写下来的意识，先明白有多少要做，然后再按照轻重缓急去办。这样的一个思考和行动过程，便是这本书的作者想要教给我们的「整理力」了。

接下来的内容，我们将主要从纸质文件整理、电子文件整理、办公桌面整理这三个方面，来看看如何通过整理，提高工作效率的。


02.

如何有效地整理纸质文件？


在公司里上班的时候，如何管理好成堆的办公文件，其实考验的便是一个人的「整理力」。


因为纸质文件，它们大多处在一个需要被反复查阅的状态，你作为一个整理者，除了要它们规规矩矩地收在一起，还需要让它们能够在需要时，被一下子给找出来。

具体来说，你便可以制作一份一目了然的索引，在将纷繁复杂的文件进行分门别类收纳管理的同时，理清思路，对文件内容做到心知肚明。


图 | 《图解整理力》

那么，如何制作一份一目了然的索引呢？这里一共有四个步骤。

第一个，是列出主要文件的类型。

比如，灵遥在公众号里面解读过的书，在我个人的文件里，便分为了「个人成长」和「为人处世」两个部分。这本《图解整理力》便毫无疑问是该归在第一个文件夹里的。


第二个，是命名不同的类型，并制作标签。

对我来说，因为我是每一本书，至少写一篇拆解稿，因此，为了便于区分，我在进行文件管理时，便直接采取了「名字+日期」的形式。比如，这一篇文章，就属于「图解整理力 - 0427」这个文件夹里。


第三个，是按照标签开始制作文件索引目录。

这里我的理解是一个大的目录，大家可以参考「公众号」左边栏目的「书海泛舟」，里面有一个我以前做的图书目录。

第四个，是把索引目录贴在文件柜最显眼的位置，使得自己一眼便能够看到。

图 | 我电脑桌面的一角

这里，我还有一个小建议，便是按照「项目周期」来管理文件。

比方说，我以前做研究员的时候，便会有确定主题、列提纲、收集资料、写初稿、提交领导后修改、完善稿子、终稿提交的过程。


那么，我在管理文件时，同样也会按照这个顺序依次排列文件，这样即便是要把项目移交给别的同事，他/她也能够明白这个项目做到了哪一步，非常适合做项目的小伙伴～



02.

如何有效地整理电脑文件？


在学会了如何利用索引整理纷繁复杂的纸质文件后，我们便可以把目光转向我们工作中更经常使用的电脑了。

在电子化普及的今天，很多公司都开始采取无纸化办公的方式，利用邮件和群来互发文件。再加上时不时领导发到群里的一条需要大家收藏阅读的链接，我们电脑里便会堆积许许多多的文件、文件夹和快捷方式。


虽然，电脑的检索和链接速度已经非常快了，但是，灵遥依旧会觉得，你如果每天能够抽出3-5分钟的时间对当日的文件进行分类管理，那么，无论是做方案，写总结，还是移交工作都会非常便利。

那么，关于电脑文件的整理，作者都有哪些小窍门呢？

第一个，是桌面图标不要超过三排。

毫无疑问，我们都喜欢从桌面直接找文件，但是，桌面上的文件如果太多了，那么找起来真的会相当费神呢～

因此，你最好养成一个文件归类的好习惯，把文件打包起来，桌面只保留正在进行的项目，和工作必需的文件。


第二个，是文件夹不超过三层。

虽然文件夹可以一直新建子文件夹，但是，太过于复杂结构，只会增加使用和记忆难度。一不小心，你重要的资料就淹没在了一层又一层的文件夹里。

因此，从现在开始，养成文件夹最多不超过3层的习惯，在目光所及范围内横向平铺，对工作一目了然吧。

第三个，是文件更新后旧版本应该及时删除。

软件的更新换代是经常发生的事情，文件也会不断地修改。为了不占用你的硬盘空间，拖慢你电脑运行的速度，请及时删去旧的安装包吧。


说完了文件的整理后，我们来看看发邮件/信息时，如何才能够减轻对方的阅读压力，得到尽快答复。

在工作中，邮件是我们最常用到的工作汇报工具。但是，标题不清的邮件，和太长的正文，对接收者来说，真的很不友好哟～

因此，你在发邮件时，不妨做到下面三件事：

  1. 一封邮件只说一件事，在「主题」位置写清楚；
  2. 加入【重要】【急】【很急】等小标记，来提醒收件人，让对方意识到该邮件紧迫性；
  3. 内容短小精干，直奔主题，不写废话、套话；

图 | 《图解整理力》


04.

如何整理出良好的工作环境？


说完了纸质文件和电脑文件的整理后，我们最后来说一下如何收拾出一张能提高工作效率的办公桌子。

在电视剧里，我们常常会看看到，主人公为了表达自己工作的繁忙，会在办公桌前堆满文件，贴满便利贴……


实际上，这样的状态更加容易让人忙中出错。因为，办公桌的杂乱感，常常会让你心乱如麻，很难进入到心流状态。

因此，整理办公桌的第一步，便是要按照不同区域划分，为不同区域赋予不同的用途，让自己能够一下子找到需要的东西。

接下来，我们来看看办公桌的六个区域分别都该如何规划：

图 | 《图解整理力》

  1. 桌面：这是我们最常用的地方，请尽量保持桌面的整洁，给它足够的空间；

  2. 右侧最上面的抽屉：这是最顺手的一个收纳位置，我们可以把签字笔、笔记本、U盘、各类数据线等最常用的东西放在这里；

  3. 右侧中间区域：这里可以放一些个人用品，如，小零食、花果茶、卫生用品、备用药品等等；

  4. 右侧最下面的抽屉：由于这个抽屉的使用频率不会本高，建议放一块午休小毛毯，或是一双轻便的平底鞋；

  5. 正下方抽屉：发放一些重要的文件；

  6. 桌底：保持干净清爽，不要侵占空间。


也许，你也读到这里后，依旧会觉得，「哎呀，我每天有那么多文件要管理，做不到呀～」

其实不然，正如同你不会一天把你家里的全部衣服穿出门一样，你同样也不会同时用到全部文件。那么，你为什么不考虑先把不用的文件给存放起来，不要放在办公桌上，让你做什么事情都束手束脚的呢？

图 | 《图解整理力》

以上，便是全书的内容。

好的工作习惯，是提高工作效率的保证。你如果常常发现自己工作效率低下，丢三落四，每天宛如被生活逼着往前，那么，不妨在下班前对照着这篇文章的内容，整理一下你的办公桌和电脑桌面，让你的工作环境先清爽起来吧～

祝好！
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