因为涉及到纸质文件的处理，所以以下内容不单单可以用于家居的整理，也可以用于工作之中。因为我自己本来就在家工作，所以很难把家事和公事分开，大家各取所需、灵活变通吧！

纸质文件的精简与整理，我花的时间最多，因为出错的代价比较大；但视觉效果的改善却最少——一页页纸只要整齐地摞在一起，不知情的人也不清楚你的文件到底乱不乱；最能感受到变化的，就是使用者本身了。

1. 精简! 精简!! 精简!!!

你有没有想找一份文件/证件，翻遍全家，乱七八糟的各类文件一大堆，却找不到想要的那一份？

纸质文件因为不太占地方，因为“多留一张纸没什么大不了”的心态，很容易就堆积起来，造成“不需要时很碍眼，需要时找不到”的后果。既然找不到，还不如不留着。

保证自己只有最少的纸质文件，才能保证有用的文件能够起到相应的作用，方便自己、方便家人。

1.1 只保留“必须”的纸质文件。

什么才算是“必须”呢？扔掉以后，会造成处罚(penalty)或严重后果的文件才算是“必须”。

一般说来，也就是以下几类：

· 政府相关：多为证件类——身份证、结婚证、出生证、户口簿、房产证、国外的朋友多半还要保存7年的税务记录等。

· 法律或合同相关：比如房贷文件、车/房保险相关文件、各类投资、贵重商品的质保卡等。

· 性命攸关的文件：比如病历卡。

除此之外的文件，我觉得都是可以扔的。这两天，我都想不通留着学位证有什么用？从来都没有人要查啊，扔掉了也不会改变我在某处读过书的事实啊……（可惜我还没有扔，只是把外面的塑料硬壳扔掉了。）

1.2 攻克“万一”的心态

（图片来自网络）

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“万一需要这些文件，怎么办呢？”

这个问题大概每个人在精简的过程中都会问。

首先，除了上述的“必须”类文件需要原件，大部分情况下我们需要的不是那一张纸，而是纸上的信息。

这时候可以考虑：

（1）我还可以从别的地方取得这些信息吗？

比如家用电器的使用手册，平时是不需要的。只有在出现问题时，可能会需要看一眼。这种情况下，无须保留纸质文件，一般生产商都会提供电子版供您下载。即使没有，也可以扫描一下，存一份电子版即可。

（2）文件本身是没有价值的，有价值的是信息。

有时候一大张纸，需要的只是短短的一串验证码。纸扔掉，将所需信息存在电脑上即可。至于如何back-up电子文件，这里就不涉及了……

1.3 书的精简

（图片来自网络）

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“别的东西我都舍得，只有书是我的珍宝，精简不下来。”

这样的话，我已经看到很多次了！对此我只想说：借口！

当然，有些纸质书是值得保留的。但仅限于工具书与 自己已经读过一遍又一遍，以后还会继续重读的经典。我的目标是控制在每人10本以下，其实不难做到。做学问的人可能需要的就更多一些。

大部分的书，都可以被处理掉。

首先要意识到，“书”作为一个物件，本身没有任何意义和价值。

你舍不得的其实不是书，而是它们所代表的东西、你赋予这些书的意义。

和其它文件一样，有价值的是书内的信息，而不是书本身。

情况一：你读过这些书。也许你觉得这些书是你的一部分。

一本书如果对你有用，那么它给你带来的影响，完全能够反映在你自己身上。你平日的待人处事、工作态度、生活方式都是最好的证明。这本书已经完成了它的使命，无须保留。你自己就是最好的纪念。

一本书如果对你没用，那还留着做什么？赶快舍弃这浪费过你时间还要浪费你空间的家伙。

情况二：你还没有读过这些书。你想以后有时间再读。

你为什么还没有读过这些书？你对自己的时间有没有一个清醒的、现实的认识？那就是，如果你现在都没有时间读，以后工作责任愈重、小孩满地跑之后，更不可能有时间去读。难道20岁时买的书，要等到60岁时再读吗？

即使你大幅改变生活方式，腾出了许多读书的时间，也该重新审视这些书。因为过去买的书代表的仅是你曾经的需要和兴趣。你现在对读书的需求，和以前还一样吗？从对自己更负责任的角度来看，难道不该去读那些对现在的你更有帮助的书？让过去的错误随风而去吧，把握现在、放眼未来才更重要！

也许你以为这些没读过的书代表的是你很想成为的某一种人。学富五车、腹有诗书、出口成章，想想就觉得逼格很高啊，呵呵。

是啊，白日梦很美，我也想沉浸其中。但事实是，这堆你从未读过的书，时时刻刻都在提醒着你的失败。你的梦想并没有行动支撑，只是白白浪费了一堆木头和银子，你既没有成为学霸也没有变成大师。这堆书，其实是你过去失败的纪念碑，还是赶快砸了的好，轻装上阵，重新开始。要成为理想中的自己，唯有行动。

在退一万步讲，假设未来的你需要这堆书的某一本，难道借不到吗？难道一个整洁舒适的家抵不过重买这本书的30块钱吗？

其实啊，你已经发现了，（TVB腔调）想要精简掉书呢，最重要的就是要想得开啦~~

2. 收纳工具分析

2.1 Magazine Holder文件盒/杂志盒

（图片来自网络）

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Magazine holder大小、高度统一，可立于书架上，呈现整洁的外观。方便分类。拿取容易，无须翻找。

合适收纳设计迥异、大小厚薄不一的常用文件。

不适合收纳一两页纸，容易滑到底部被弄皱。

2.2 文件袋

（图片来自网络）

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文件袋自带拉链or搭扣，文件不容易掉出。可以收纳也不仅仅限于文件，还可以放置相关的其它物件，例如时装设计师可以用文件袋将设计稿和布料sample放在一个袋内；学生可以把周末的作业和所需的计算器、笔、尺等放在一处。

具体文件的拿取需要翻找，因此不建议放入过多的常用文件，以免找寻不易。

文件袋一般不是特别硬挺，如果只放1-2页纸，容易连袋子一起弄皱。

从实用的角度来讲，可以将文件袋分为透明&不透明两种。比较私密的信息，比如医疗记录等，可以选择不透明的袋子。需要一目了然的资料，自然就选择透明的袋子。

2.3 多层文件盒/档案盒

（图片来自网络）

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多层文件盒大小不一。小的有5-12个夹层，大的有12-30个夹层，有的自带便携把手。

适合把多类的文件收纳在一起，但每一类的文件不能太多（否则放不下）。

也适合需要经常搬运到各处使用的文件。

2.4 Hanging File Folders悬挂式文件夹

小号。（图片来自网络）

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大号。还有更大号的available……（图片来自网络）

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放置简单、标注简明、分类明确、文件数量无论多少都可以轻松收纳。是办公室文件收纳的首选。

缺点是占地较大，需要一个盒子或者特制的抽屉才可以。

另，不适合对顺序要求较高的文件，容易乱；单页类文件多时，翻找不易。

2.5 Binders三孔文件夹及其能干的小帮手们

（图片来自网络）

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Binder是我最喜欢的纸质文件收纳方式。翻阅方便，无出其右！寻找特定文件再容易不过。

Binder也能够保持文件的正确顺序，不会乱。

常用的文件在书架上放一排，很整齐。不常用的文件，随便拿个收纳盒收起来即可。

为了视觉整洁，请购买同样款式的binders。Binder背脊上的标签，也请用同一个字体、字号、格式。环固定在binder背部的那种比较好用。

通过一些小配件的帮助，binder还可以收纳证件类等大小不一的文件。

2.5.1 Sheet protectors 塑料内页保护套

（图片来自网络）

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保护重要的文件不被磨损。可能加拿大政府太抠门吧，出生证、结婚证这类的重要证件都只是一张纸而已。放入sheet protector可以帮助保护纸张不被磨损。同时不影响读取。

Sheet protector比普通的纸打完孔之后要更宽一些，里面放一张卡纸就可以变成divider，无须另行购置了。

还有这种可以用来放卡类证件的，可以用于存放不常用的银行卡、身份证件等。

（图片来自网络）

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2.5.2 三孔文件收纳袋

有了这个袋子，可以帮助你收纳大小不一的各类证件。（照片里的护照只是示意用的，其实我的护照不是这么收的。）我想这个袋子用来收纳结婚证、户口薄倒是挺不错的。银行存折也行（现在还有用存折吗？）。总之大小比较尴尬、较重的东西都可以通过这个收纳袋放在相应的binder中，大本的合同书也可以。

我还见过小一号的binder收纳袋，用来放文具的。

以上是我用过、或者正在用的一些收纳工具。下面还会讲到我是如何利用它们的。

3. 如何分类文件

看过我其它几篇收纳文的同学都知道，整理的秘诀其实就是良好的分类！必须简明实用！对任何物品都是一样的。

然后请重复三遍：

同类的物品，用同一种方式，收纳在同一处。

同类的物品，用同一种方式，收纳在同一处。

同类的物品，用同一种方式，收纳在同一处。

分类的方式千千万，必须根据每个人的家庭状况不同自行选择。

秘诀只有一个，那就是 一开始不要分得太细！按需求把握好大方向即可！

比如，按照我的生活方式，必须保留的纸质文件主要有三类：

（1）税务记录。

（2）理财相关：各类账户、保险、投资的合同文件；贵重物品的质保单据。

（3）各类证明、卡：出生证、结婚证、毕业证、社保卡、银行卡等。

有了大方向之后，再按需细分。比如大部分人的税务记录不过每年几页纸的收入证明，按年份收好即可，没必要细分。我家因为自雇，税务记录比较复杂，包括需要保留所有商务花费的原始收据，所以每年的记录还需要进一步细分成社交、交通、文具等类。

税务记录除了政府文书，大部分是各类小票、收据。为了统一大小，我把小票钉在白纸上，右下角标明花费日期、类别以及花费缘由。这样就能整齐的收纳起来了。

税务记录很明显是按年份分类。保留记录，是为了以防被审计抽查（法律要求）。所以资料的有序、整洁非常重要。想想看，如果一个审计员，面对一堆乱七八糟的小票，怎么会认为你报的税是精确的？肯定打起精神来找你的麻烦啊。而且不少记录是多年以前的，你真的会记得当年每一笔的小花费吗？不记得的话，审计的问题回答不上来要怎么办啊？

如果你的税务记录经过仔细分类、每类中按时间顺序排好，理由标注充分，整齐的放在一个个binders中，即使你或你的会计师犯了一点小错，审计多半也会认为是无心之过。

我知道税务记录跟大部分同学毫无关系，这只是一个为什么要整理收纳的例子。一些看起来没什么大不了的小事，却能够显示你对待生活、工作的态度和精神风貌，而因此影响“贵人们”对你的看法和支持。很久之前有一本书叫做《细节决定成败》，基本上是同一个道理。

第二类理财相关文件，合同厚薄大小不一，对顺序的要求不高，使用率也很低。因此我选择用hanging folders来收纳。因为各类账户不多，所以全部都在一个文件夹里；投资类的文件较多，每项用单独的文件夹收纳；质保文件也是全部放在同一个文件夹里。不同类别的文件，用不同颜色的塑料标签标识。（不要用不同颜色的文件夹来标识，一旦分类有所变化，再换文件夹就很麻烦。塑料标签里的纸倒是可以随便换的。）

第三类证件、证明、卡类：用之前说过的各类binder以及各类小配件完成收纳，全部在一个文件夹内，按人分类。

以上三类都属于比较永久性的文件。

4. 流动文件的处理

日常工作中难免会有一些流动性文件。

我先生的流动文件，需要拿取方便。分为两类：一类是手头正在处理的工作，直接留在书桌上的收纳架上；另一类是为客户准备的资料，根据项目的不同分好类，放在hanging folders中(另一个盒子）。

我的流动文件，放在白色透明的文件夹内，有四个隔层，分类根据手头正在处理的事，随时在变。。。

一些学习、参考资料（功能相当于工具书了）用杂志盒分类收纳好。

以上只是流动文件的暂时收纳办法。

流动文件是危险的，一不小心就会堆积起来，造成不便，因此（1）要从源头减少流动文件的数量；（2）要养成定期处理的好习惯。

4.1 如何减少流动文件

说穿了就三个字：电子化。

条件允许的情况下，选择电子化的账单、对账单。

出去参加培训之类的活动，不拿纸版资料，依靠自己的电子笔记，或者问主办方要电子版文档。

收到的名片，没用的尽快处理掉；需要的就将信息直接存入手机或电子联络簿中。

工作上的文件，非必要不打印。

至于小广告、免费杂志、报纸之类的东西，根本不需要给它们走进家门的机会。

4.2 定期处理流动文件

这时候，我的决胜秘笈就该闪亮登场了！！

我有一个hanging folder，放在蓝盖的塑料箱里，叫做Monthly Filing，小字百宝箱。特性是无分类无属性。唯一的特征是，顾名思义，我每个月处理那么一次。这个文件夹存在的意义就是给乱七八糟的各类文件一个暂时落脚的地方……一个既不会影响你日常工作，又不会影响家中整洁度的地方。

为什么每个月处理一次呢？因为我实在是太、懒、了。每天处理一次？做梦呢，不可能。一周一次？试过，没坚持下来。超过一个月呢，文件累积太多，filing这种无聊的工作，偶尔做一小会儿较休闲，一次做的时间太长了会憋出内伤。算下来一个月刚好。账单什么的也是每月来一次不是吗？

我的习惯是这样的：

- 我的流动文件，随时处理。不需要长期保留的文件，部分碎掉，部分回收。需要保留就随时扔到百宝箱里。

- 老公的流动文件，每1-2周帮他清一次。我一般知道哪些是必须保存的；我会把自己觉得可以扔的文件，呈给他看看，再由他挑出自己还需要的，剩下的就都处理掉。

- 纸质的账单、对账单，收到当天就付账or浏览好，然后放入百宝箱。

- 购物的小票，用手机APP记好帐后，买菜的小票直接回收处理掉；其它小票（商务类+实物类）放入百宝箱。（一般商品都可以退货。比如面霜用了发痘痘，这里的商家一般都会果断给我退钱，所以小票要保留一阵子。）

- 每月底把“Monthly filing”文件夹拿出来，处理。扫描、回收、记录、放入相应的文件夹或binders。特别要提一句的是各类账单。有的账单属于税务记录的一部分，需要保存；有的账单却不需要——对此，我一般只保留最近的一份，将其它的碎掉。小票我也会过一遍，质保相关的小票放入相应文件夹；无须退货的小票也可以处理掉了。

当然，处理流动文件的方法和过程可以有很多种，只要找到自己能够接受、能坚持下来不会成为负担的方法就可以了。